為了便于對項目活動進行控制，人們通常把一個項目從開始到結束的全過程按照先后順序劃分為若干階段。按照會展項目的特點，可以把會展項目的周期分為四個階段，如圖7一1所示。會展項目管理的過程就是這些階段的總和。
項目啟動階段>>項目規劃階段>>項目執行階段>>項目結束階段
圖7一1會展項口周期階段劃分
(一)項目啟動階段
會展項目的啟動也就是會展項目管理的起點，按照會展策劃的一般規律，會展項目的啟動是從市場調研開始的，然后經過會展項目構思直到會展項目的立項。
項目經可行性論證后，申報到有關部門，經過批準后，會展項目就可以正式立項了。會展項目的立項標志著會展項目管理的過程進入下一階段。
(二)項目規劃階段
無論是策劃一個將持續幾天的膳宿會議還是舉辦一個產品交易會，策劃時間和投入的精力都將遠遠超出會議的舉辦時間。幾個人策劃、組織一次大型會議花上幾個月的時間根本不足為奇。合理的規劃是會展項目管理的基本組成部分。規劃階段項目管理內容包括會展項目所實施的工作要素和活動時使用的一些技術，它涉及明確項目目標、制定工作分析結構以及確立工作責任矩陣。
1.會展項目目標
計劃是為完成一個目標而進行的系統的任務安排。計劃確定需要完成什么和怎樣能完成。工作執行者要參與制定工作計劃，這一點很重要。他們通常最了解需要做哪些詳細活動和每項活動需要多長時間。通過參與制定這項工作計劃，每個成員會在進度計劃和預算內更投入地完成任務。
計劃過程的第一步是確定項目的目標。目標通常根據工作范圍、進度計劃和成本而定，它要求在一定期限和預算內完成工作。對于會議或展覽來說，要事先清晰地表達人們參加活動后最終取得的成果。
2.工作分析結構
一旦項目目標確定，下一步就是確定需要執行哪些工作要素或活動來完成它。這要求做一份所有活動的一覽表。準備這樣一份一覽表有兩種方法:一是讓項目團隊利用“腦力風暴”集思廣益，生成一份一覽表，這種方法適合小項目;而對人項目要制作一份全面活動一覽表而不遺漏某些細目是很難的，對于這樣的項目，更好的方法是建立一個工作分析結構(WBS).
3.責任矩陣
責任矩陣是以表格形式表示完成工作分析結構中工作細目的個人責任的方法。這是一種很有用的工具，因為它強調每一項工作細目由誰負責，并表明每個人的角色在整個項目中的地位.
(三)項目執行階段
會展項目執行階段是使會展項目在既定的項目時間和項目預算中執行的動態過程。它是為確保按時完成項目的一系列工作程序，包括項目活動分解的深入和細化、過程控制以及項目要素的調整等內容。
在項目實施中，要將所有活動列成一個明確的活動清單，并且讓項目團隊的每一個成員能夠清楚有多少工作需要處理?；顒忧鍐螒摬扇∥臋n形式，以便于項目其他過程的使用和管理。當然，隨著項目活動分解的深入和細化，工作分析結構(WBS)可能會需要修改，這也會影響項目的其他部分。例如成本估算，在更詳盡地考慮了活動后，成本可能會有所增加，因此完成活動定義后，要更新項目工作分析結構上的內容。
對于大型展會項目，按照行業慣例，需要提前2年就開始策劃，跟蹤行業趨勢并對原來的參展商和觀眾進行調查。1年以后，就應當按照計劃描述的每月具體任務一步一步地執行完成。
值得指出的是，在項目執行的工作日歷、進度限制、最早和最晚時間、風險管理計劃、活動特征等方面，項目管理軟件被廣泛地使用。這些軟件可自動進行數學計算和資源調整，可迅速地對許多方案加以考慮、選擇和調整。
項目管理軟件清晰的表達方式，使其在項目時間管理上更顯得方便、靈活、高效。在管理軟件中輸入活動列表、估算的活動工期、活動之間的邏輯關系、參與活動的人力資源、成本，項目管理軟件可以自動進行數學計算、平衡資源分配、成本計算，并可迅速地解決進度交叉問題，也可以打印顯示出進度表。項目管理軟件除了具備項目進度制定功能外，還具有較強的項目執行記錄、跟蹤項目計劃、實際完成情況記錄的能力，并能及時給出實際和潛在的影響分析.
(四)項目結束階段
會展項目結束階段的主要工作包括以下幾個方面。
1.質最驗收
質最驗收是會展項目結束時工作的重要內容。質量驗收是依據質最計劃和相關的質最檢驗標準，對會展項目進行評價和認可，并撰寫質最驗收評定報告。
2.費用決算
是指對從會展項目籌劃開始到會展項目結束為止這一全過程所支付的全部費用進行的結算與核定，并最終編制項目決算書的過程。
3.合同終結
指整理并存檔各種合同文件(包括合同書本身、各種表格清單、經過批準的合同變更、進度報告、單據和付款記錄以及各種檢查結果)，完成和終結一個會展項目或會展項目各個階段的合同，完成和終結各種商品采購和勞務合同，結清各種賬款，解決所有尚未了結的事項，同時向承包商發出合同己經履行完畢的書面通知。
4.展后總結
展后總結的一般形式有:組織所有參加展會舉辦、籌備和管理的人員召開總結會，對于各種發言，大會派專人做好記錄，會后整理成文。同時要求每個工作人員就自己的發言寫一篇書而總結材料，辦展機構將會議記錄與該書面材料一起匯總，整理出一份完整的總結報告。
展后總結會議的主要內容有:
(1)對展會策劃進行總結。對展會策劃方案進行分析評估，評估的內容包括:展會舉辦的時間、地點、展品范圍、展會規模、辦展機構組成、展會定位、展會價格、展臺布置、人員分工、展廳設計、展會品牌形象等等;
(2)對展會籌備工作進行總結;
(3)對展會招展工作進行總結;
(4)對展會招商和宣傳推廣工作進行總結;
(5)對展會服務進行總結;
(6)對展會現場管理工作進行總結;
(7)對展會指定服務商進行總結;
(8)對展會時間管理辦法進行總結;
(9)對展會客戶關系管理措施進行總結;
(10)對展會的各種相關活動進行總結。
5.會展項目后續工作
展會閉幕以后的后續工作主要有:
(1)向客戶郵寄展會總結并致謝;
(2)更新展會客戶數據庫;
(3)發展和鞏固客戶關系;
(4)處理展會可能存在的一些遺留問題;
(5)準備下一屆展會。
